Définition : le business case est un document qui justifie un
projet ou la continuation d’un projet. Il définit comment on va réaliser le
projet, de qui on a besoin, combien cela va rapporter et coûter.
Il
doit être mis à jour au fur et à mesure que le projet avance.
C’est
un élément qui est emprunté à la gestion de projet et qui s’adapte très
bien à la préparation d’une création d’entreprise.
Il se présente en huit fiches :
Fiche
1 : les buts/objectifs (aspects qualitatifs)
Il
faut expliquer les origines du projet, pourquoi vous avez décidé de le mettre
en œuvre. Quelle
est la cohérence du projet selon vos aspirations, votre environnement, vos expériences ?
Fiche
2 : les bénéfices (aspects quantitatifs du projet)
Il
faut décrire et chiffrer le projet et objectiver les bénéfices non
financiers. (Par exemple la formation est un investissement qui permettra d’être
plus performant)
Il
faut également souligner les conditions minimales de satisfactions pour considérer
le projet comme une réussite et envisager les évènements qui amèneraient à
arrêter le projet.
Fiche
3 : définition des délivrables finaux et intermédiaires
Il
s’agit de la description de ce que le projet va produire globalement.
Pour
la création d’entreprise cela concerne essentiellement la forme
de la société, la description de l’activité, les différentes échéances
envisagées (date de début d’activité maximale, début des travaux,
livraison des équipements…)
Cette
partie se présente généralement sous forme de tableau avec en face de chaque
délivrable la ou les personnes responsables et les dates minimales et maximales
de début et de fin envisagées.
Cette
fiche doit présenter les parties prenantes du projet.
Il faut élaborer l’organigramme des tâches à effectuer en les justifiant.
C’est
un prévisionnel qui comporte les délais, la planification des ressources et
des coûts.
Il
faut analyser le risque et mettre en place un tableau de bord des risques.
Lister
les risques influençant le projet mais aussi les actions visant à réduire les
risques. Il faut également envisager la création d’un plan alternatif si le
risque pose trop de problème.
Le
but de cette fiche est de mémoriser l’expérience.
Il
faut y inclure les revues
d’avancement physique et financier du projet.
- une comparaison réel/préétabli
-
un journal de bord des problèmes
-
un journal de bord des modifications
- dix lignes de commentaires
Ce
document n’est pas prévu pour être présenté à vos interlocuteurs. Il a été
conçu pour vous aidez à mettre en place votre projet dans les moindre détails
et de manière à en effectuer un suivi régulier.
Cependant, dans la mesure où il est réalisé avec soin et s’il présente des estimations fiables et preuves à l’appui, il peut s’avérer être un excellent dossier à joindre au business plan pour prouver votre détermination et votre sens de l’organisation.
Remarque : la coutenance d’un
projet, c’est la maîtrise des coûts. Cela consiste :
- à estimer et mettre en forme le budget initial du projet global, tâche par tâche et période par période.
- à organiser le système d’information du projet.
- à calculer les indicateurs de coutenance (exemple ci-dessous)
- à analyser les écarts entre
prévisionnels et réalisé pour donner au chef de projet les éléments de coûts
et de durée lui permettant de prendre la meilleure décision.
Voici trois indicateurs de
coutenance :
Le CBTP (coût budgété
et travaux prévus) : pour une tâche il mesure la part du budget en unité monétaire
ou en charge de travail qui correspond à l’avancement prévu dans le planning
de référence de la tâche pour la période d’avancement. Tableau de présentation :
| Période de coutenance | Tâche concernée | Coût prévu (en heure ou en €) | Cumul des coûts |
| Semaine 1 à 3 | Etude architecte | 250 h | 250 h |
Le CRTE (coût réel des
travaux effectués) : il représente pour une tâche le temps passé sur
celle-ci ou les dépenses réalisées sur la période. Tableau de présentation :
| Tâches (liste des tâches) | Ressources (listes des ressources) | Temps de travail de la ressource prévu sur la tâche | Disponibilité réelle de la ressource | CRTE( temps de travail * disponibilité réelle) | CRTE cumulé |
Le CBTE (coût budgété et
travaux effectués) : il mesure la part du budget qui correspond à
l’avancement physique constaté sur la période. Tableau de présentation :
| % d’avancement au début de la période sur la tâche (1).(travail réel/travail total) | % d’avancement sur la tâche à la fin de la période.(2) | Avancement réel sur la tâche pendant la période.
(2-1=3) |
Budget initial (4) | CBTE (4*3=5) | CBTE cumulé. |
Une fois ce travail réalisé,
on peut visualiser les écarts :
- écart sur coût = CRTE - CBTE. Si CRTE > CBTE les travaux effectués coûtent plus cher que prévu.
Si CRTE < CBTE c’est
l’inverse.
- écart sur délai : c’est
la comparaison du CBTP et du CBTE en terme de délai.
La coutenance est un terme développé spécifiquement pour la gestion de projet, mais qui reprend dans les grandes lignes le contrôle de gestion.